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Al mio seminario “Impara a Vivere Bene in Ufficio” dedico sempre un modulo alle riunioni: come organizzarle e renderle efficaci. Quindi tempi certi, oggetto chiaro, aspettative esplicite, compiti precisi. Questa parte l’ho battezzata “La riunione che serve”, che riprende il titolo dell’omonimo libro di Pino De Sario (FrancoAngeli Edizioni). Dalla prossima edizione del corso aggiungerò un elemento: cioè come sfruttare al 110% il canale visivo dei partecipanti. L’ispirazione me l’ha data Microsoft, che il 19 aprile di quest’anno ha presentato al “Microsoft Forum” di Milano Surface Hub, il nuovo strumento per gestire le riunioni e, più in generale, la collaborazione in azienda.

Di cosa si tratta? Di una sorta di tablet gigante, da 55 o 84 pollici, basato su Windows 10, connesso al cloud, che grazie al maxi display touch è pensato per condividere in modo semplice e immediato idee e informazioni e aumentare il grado di interazione e coinvolgimento dei partecipanti alle riunioni.

Il device sarà in commercio in Italia dal 1° luglio, anche se alcune realtà nazionali come Costa Crociere, Fameccanica e Mapei lo hanno già adottato in via sperimentale, ottenendo un vantaggio competitivo reale, con un miglioramento del 75 per cento della produttività in termini di setup e attività post-meeting, risparmiando dai 15 ai 20 minuti per ogni ora di riunione.

Surface Hub_3 Surface Hub_2 Surface Hub_1 Negli Stati Uniti, dove Surface Hub è già ampiamente utilizzato, le organizzazioni hanno beneficiato di una riduzione dei costi di stampa fino a 9.000 dollari in un anno. Le aziende che hanno organizzato riunioni di vendita sfruttando tale strumento come piattaforma per presentazioni e per collaborare con i clienti hanno stimato un miglioramento del 20 per cento sulle vendite.

Una vera rivoluzione.

Vero è che la ricetta di Microsoft è, almeno per il momento, un prodotto per aziende ricche… Ci vogliono infatti ben 10.699,00 euro per la versione da 55 pollici e 25.699,00 per quella da 84. 

In attesa che la concorrenza sforni prodotti simili a costi più contenuti e a portata anche della mia vecchia e cara Pubblica Amministrazione, una cosa la possiamo utilizzare tutti da subito e gratuitamente. Dalla proposta di Microsoft, infatti, emerge con forza l’enorme importanza del canale visivo non solo nell’apprendimento, ma anche per condividere i dati e pianificare i progetti negli ambienti di lavoro.

Ecco dunque cosa possiamo mutuare dall’insegnamento dell’azienda fondata da Bill Gates: a partire da oggi stesso attrezziamo nel nostro ente una sala con tanto di video proiettore, cui collegare stabilmente un computer per mostrare slide, video e appunti, e soprattutto per schematizzare proposte e soluzioni avanzate dai partecipanti durante la discussione. In questo modo sarà più facile giungere ad una decisione condivisa e partecipata. Vedere nero su bianco su uno schermo le conclusioni cui la riunione è giunta, meglio se sotto forma di parole chiave, magari organizzate con sistemi moderni come le mappe mentali, fa la differenza e aiuta a notare eventuali margini di miglioramento.

Basta riunioni pallose, piene di “fumo” e inconcludenti. Passiamo al più presto a riunioni efficaci e moderne. Con o senza il Surface Hub… Per ora…

03-MAPPE

Exemple-pour-bien-comprendre-le-Mind-Mapping

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